เทคนิคการเขียนอีเมล์ให้มีประสิทธิภาพ

เทคนิคการเขียนอีเมล์ให้มีประสิทธิภาพ

หลายๆคนเวลาที่ต้องเขียนอีเมล์ มักมีปัญหาในการเขียน บ้างก็ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง จะลงท้ายแบบไหน หรือจะเขียนยังไงให้สื่อสารได้ดี วันนี้เราจึงมี 5 เทคนิคง่ายๆ สำหรับการเขียนอีเมล์ทางการมาฝากกัน

  1. หัวข้ออีเมล์ต้องบอกว่าจะสื่อสารเรื่องอะไร
    Subject หรือหัวข้ออีเมล์นั้น คุณต้องเขียนให้ชัดเจนว่ากำลังจะสื่อสารเรื่องอะไร อย่าเขียนเพียงแค่ “สวัสดีครับ” “สวัสดีค่ะ” เพราะคนอ่านไม่รู้แน่นอนว่าคุณกำลังจะติดต่อเรื่องอะไร และอาจไม่เสียเวลาเปิดอ่านอีเมล์ของคุณเลยก็ได้
    ดังนั้น ในหัวข้ออีเมล์ คุณต้องบอกให้ชัดเจนไปเลยว่า “ติดต่อเรื่องประชาสัมพันธ์” “สมัครงานตำแหน่งเลขานุการ” หรือ “รายงานการประชุมวาระที่ 2/2560” เป็นต้น
  2. แนะนำตัวเอง
    ในกรณีที่คุณกำลังติดต่อหน่วยงานภายนอก ซึ่งอาจจะมีผู้ติดต่อจำนวนมาก เป็นเรื่องจำเป็นอย่างมากที่คุณต้องแนะนำตัวก่อน มิเช่นนั้น ผู้ที่อ่านอีเมล์ของคุณ อาจเข้าใจผิดว่าคุณมาจากหน่วยงานอื่น และดำเนินการตามที่คุณต้องการผิดพลาดไป ทำให้ต้องเสียเวลาด้วยก็ได้
    นอกจากป้องกันความผิดพลาดได้แล้ว การแนะนำตัวเองก็เหมือนการแสดงมารยาททางสังคมอย่างหนึ่ง เหมือนกับเวลาเราเจอใครเป็นครั้งแรก เราก็ต้องแนะนำตัวก่อนอยุ่แล้ว
  3. สื่อสารเนื้อหาให้ชัดเจน
    หลังจากแนะนำตัวเองแล้ว คุณก็ควรจะเข้าประเด็นว่าอีเมล์นี้ต้องการที่จะสื่อสารเรื่องอะไร หากคุณส่งอีเมล์ไปสมัครงาน ก็ควรจะเขียนเล่าประสบการณ์ของตัวเองที่เกี่ยวข้องกับงานที่จะสมัครก็พอ ไม่ควรจะเขียนเยิ่นเย้อมากเกินไป และที่สำคัญ อย่าลืมให้รายละเอียดข้อมูลในการติดต่อกลับด้วย
  4. ไม่แนบไฟล์หากไม่จำเป็น
    หากคุณต้องการส่งเนื้อหาที่มีเนื้อหาไม่เยอะมาก พยายามอย่าแนบไฟล์ แต่คัดลอกลงไปในอีเมล์เลยจะดีกว่า เพราะผู้รับต้องเสียเวลาดาวน์โหลดไฟล์แนบนั้น และหากผู้รับไม่มีโปรแกรมสำหรับเปิดไฟล์นั้น ก็เป็นการยุ่งยากในการต้องดาวน์โหลดโปรแกรมนั้นมาอีก และที่สำคัญหากไฟล์ของคุณมีไวรัสอยู่ด้วย ก็อาจจะทำให้คอมพิวเตอร์ของผู้รับติดไวรัสไปด้วย
  5. ตอบกลับโดยไม่รีรอ
    อีเมล์ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อความรวดเร็วในการสื่อสาร ดังนั้น การตอบกลับอีเมล์ก็ควรรวดเร็วด้วยเช่นกัน อย่ารีรอว่าเดี๋ยวค่อยตอบก็ได้ เพราะการตอบกลับอีเมล์ทันที แสดงให้เห็นถึงความสนใจต่อผู้ที่คุณโต้ตอบอีเมล์อยู่ด้วย และคุณจะไม่ลืมแน่นอนว่ากำลังคุยเรื่องอะไรอยู่

ภาพจาก: OBOlinx

Leave a Reply